Privaatsustingimused

Üldsätted

  1. Aliede OÜ (edaspidi ka Aliede) soovib oma tegevusega tagada selle, et privaatsusnõuete teema ei tõstatuks kordagi, kuid samas on soov tagada selgus, mida peame oluliseks privaatsuse tagamisel.
  2. Käesolevad privaatsustingimused käsitlevad Aliede klientide, töötajate ja koostööd tegevate isikute isikuandmete kogumist ja töötlemist ning õigusi sellest tulenevalt.
    • Käesolevas dokumendis on isikuandmed tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta saadud andmed, näiteks ees- ja perekonnanimi, aadress, e-posti aadress jmt.
    • Juriidilisest isikust kliendi privaatsustingimused on kehtestatud lepingus.
  3. Privaatsustingimuste kehtestamise eesmärgid on:
    • Aliede OÜ kliente, töötajaid ja koostööd tegevaid spetsialiste teavitada rakendatavatest privaatsuspõhimõtetest, et neil oleks valik käesoleva info läbilugemisel koostööd jätkata või sellest loobuda.
    • Kaitsta Aliede OÜ klientide, töötajate ja koostööd tegevate spetsialistide privaatsust.
  4. Privaatsustingimused arvestavad Euroopa Liidu andmekaitse üldregulatsiooniga (GDPR – General Data Protection Regulation) ja Eesti Vabariigi seadustega.

Aliede OÜ poolt kogutavad kliendi isikuandmed – kellelt, mis ja milleks

  1. Töötajatelt ja koostööd tegevatelt spetsialistidelt kogutakse curriculum vitae andmeid, she ees- ja perekonnanimi, sünniaeg, isikukood, erialast päedvust tõendav info, e-post ja telefon.
    • Andmed on vajalikud parima võimaliku koostöö loomiseks ja hoidmiseks.
  2. Koolitustel osalejatelt kogutakse järgmisi andmeid: ees- ja perekonnanimi, e-post, isikukood.
    • Andemed on vajalikud koolitusteabe jagamiseks ja koolitustõendi või -tunnistuse nõuetekohaseks väljastamiseks ning vajaduspõhiselt duplikaadi väljastamiseks.
    • Kliendi nõusolekul lisatakse tema e-post ka Aliede uudiste meililisti, et edaspidi jagada Aliede sõnumeid. Meililisti e-postide lisamisel isikustamist ei toimu.
      • Meililistist e-posti kõrvaldamine toimub koheselt, kui sellekohane soov on saadetud e-postile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..
  3. Nõustamisel või konsultatsioonil või psühholoogilisel hindamisel osalejalt küsitakse
      • Personaalse pöördumise korral vaid eesnimi ja e-post, mille kaudu on võimalik teenusest tulenevat infot vahendada. Isikutuvastust ei toimu ja kliendi tegelik isik võib jääda seetõttu anonüümseks.
        • Nõustajal on kohustus mistahes märkmetet tegemisel rakendada isikutuvastust välistavast kodeerimist.
      • Lepingulise suhte kaudu nõustamisteenuse kasutamisel ees- ja perekonnanimi, et veenduda, et isik on töötajate nimekirjas ja õigustatud saama tasuta teenust (tasub tööandja); ning e-post, mille kaudu on võimalik teenusest tulenevat infot vahendada.
        • Nõustajal on kohustus mistahes märkmetet tegemisel rakendada isikutuvastust välistavast kodeerimist.
      • Lepingulise suhte kaudu psühholoogilise hindamise teenuse kasutamisel ees- ja perekonnanimi ning isikukood, et veenduda, et isik on õigustatud saama teenust ja et hindamise tulemused arhiveerida nimeliselt. Samuti küsitakse e-posti, mille kaudu on võimalik teenusest tulenevat infot vahendada.
        • Psühholoogilise hindamise teenuse rakendumisel annab isik esmalt nõusoleku, et kokkuvõtliku hinnangu võib Aliede esitada konkreetsele tööandjale. Selleta teenust ei osutata.
      • Kliendi nõusolekul lisatakse tema e-post ka Aliede uudiste meililisti, et edaspidi jagada Aliede sõnumeid. Meililisti e-postide lisamisel isikustamist ei toimu.
        • Meililistist e-posti kõrvaldamine toimub koheselt, kui sellekohane soov on saadetud e-postile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..
      • Aliede uudiste meililistiga ühineda soovijalt küsitakse e-posti aadress. Meililisti e-postide lisamisel isikustamist ei toimu. Listi kaudu jagatakse Aliede uudiseid, sh eelinfot, mida ei ole teistes infokanalites veel jagatud.
        • Meililistist e-posti kõrvaldamine toimub koheselt, kui sellekohane soov on saadetud e-postile See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud..

Isikuandmete säilitamise aeg

  1. Aliede töötajate ja koostööd tegevate spetsialistide kohta kogutud isikuandmeid säilitatakse 2 (kaks) aastat pärast töö- või teenusepakkumise suhte lõpetamist.
  2. Aliede väljastatud koolitustõendite ja -tunnistuste andmeid säilitatakse vastavalt Haridus- ja Teadusministeeriumi soovitusele seni, kuni Aliede täiendkoolitusasutusena tegutseb, et tagada koolitusel osalenul endale tellida koolitustõendi või -tunnistuse duplikaat.
  3. Nõustamiste ja konsultatsioonide käigus kogutud isikuandmeid säilitatakse 2 (kaks) aastat pärast viimast kontakti.
  4. Psühholoogilise hindamise käigus kogutud andmeid säilitatakse 2 (kaks) aastat pärast hindamise tellinud lepingupartneriga lepingulise suhte lõppemist.
  5. Isikustamata Aliede uudiste meililistis olevaid e-poste säilitatakse tähtajatult ehk kuni Aliede tegevuse lõpetamiseni. Erandiks on üksikjuhtumid, kui konkreetne isik soovib oma e-posti kustutamist, mil seda tehakse kohe, kui on vastav kirjalik soov laekunud.

Isikuandmete säilitamise viis

  1. Arvutipõhised andmed. Aliede töötajad ja lepinguliselt kaasatud spetsialistid kasutavad tööks isiklikke ning parooliga ligipääsetavaid arvuteid ja/ või kõvakettaid, ning kinnitavad, et arvutile ja/ või kõvakettale kellegi teise ligipääs on vajadusel takistatud nende lukustavasse kappi asetamisega töövälisel ajal. Sellega tagatakse kliendihaldusega seotud andmete privaatsena hoidmise.
  2. Meilisuhtluses olevad andmed. Aliede kasutab tööalaseks suhtluseks usaldusväärse teenusepakkuja serveris asuvat e-posti aadressi.
  3. Raamatupidamises olevad andmed. Aliede kasutab usaldusväärse teenusepakkuja serveris asuvat raamatupidamisprogrammi.
  4. Konfidentsiaalsusnõue. Mistahes lepingulises suhtes olevad Aliede töötajad või teenusepakkujad on Aliedega lepingu sõlmimisel võtnud kohustuse tähtajatuks isikuandmete mitteavaldamiseks, kui need on teatavaks saanud Aliedega koostöös. Seda nii kirjalikult kui ka suuliselt.

Isikuandmete jagamise võimalikkus

  1. Aliede töötaja või koostööd tegeva spetsialisti andmeid jagab Aliede ainult konkreetse inimesega kokkuleppel.
    • Enamasti sisaldab kokkulepe töösuhteks kasutatava telefoninumbri jagamist, vajadusel ka e-posti jagamist.
    • Kui andmete jagamise vajadus tuleneb seadusest, siis Aliede teavitab sellisest olukorrast konkreetset töötajat või koostööd tegevat spetsialisti.
  2. Kliendi isikuandmeid (nimi, isikukood, e-posti aadress) jagab Aliede vastavalt kas nõustaja/ konsultandi või erandkorras konkreetse koolitajaga, kui see on parima teenuse tagamiseks vajalik.
  3. Kui koolitusel osaleja ja arve maksja on erinevad, siis edastab Aliede maksja soovil info koolitusel osalenute kohta.
  4. Kui Aliede teeb koostööd kolmandate isikutega, kes on volitatud andmetöötlejateks (nt turundusteenused, raamatupidamine, õigusabi, IT-teenused, maksehäireregister, inkassoteenused), siis on võimalik isikuandmete töötlemine teenuse osutamiseks vajalikus ulatuses, järgides minimaalsuse põhimõtet.
  5. Muudel juhtumitel on isikuandmete jagamine võimalik seadustest tulenevalt:
    • Riikliku institutsiooni õigustatud isikule;
    • Maksu- ja Tolliametile, kui on vaja edastada füüsiliste isikute makstud koolitustasude andmed, kui Aliede on korraldanud koolituse, mille tasult on võimalik tulumaksutagastuse taotlemine;
    • Haridus- ja Teadusministeeriumile, kui on saabunud nõue väljastada nimekiri koolitustunnistuse saanute kohta.

Pildistamine, filmimine, helisalvestamine

  1. Aliede koolitustel on Aliedel õigus teha koolitustel ja mitteprivaatsetel kohtumistel pilte, videoid ja helisalvestisi ning jagada neid osalejatega, näiteks õppe või kroonika loomise eesmärgil, aga ka avalikes meediakanalites, näiteks Facebookis või mujal ürituste turundamiseks.
    • Pildistamise, filmimise ja helisalvestamise korral küsitakse osalejatelt kirjalikku nõusolekut ja antakse võimalus jäädvustuselt väja jääda, kui on keegi, kes seda soovib.
    • Aliede tagab, et avaldatavad fotod ja videod on kõiki jäädvustatud isikuid korrektsena peegeldavad. Sobimatuid kaadrid või jäädvustatud isiku soovil mistahes teda peegeldav kaader kustutatakse.
  2. Aliede koolitustel ei ole koolitusel osalejatel õigus teha mingeid salvestusi, kui lektor, vajadusel grupikaaslased ei anna selleks eraldi taasesitatavat luba.
    • Loa olemasolul salvestuse tegemisel peab iga isik tagama, et sobimatud kaadrid või jäädvustatud isiku soovil mistahes teda peegeldav kaader kustutatakse.
  3. Aliede nõustamistel ja konsultatsioonidel ei ole üldjuhul lubatud teha mingeid salvestusi mitte kellelgi, seda kinnitatakse üle ka telefoni- või videokontakti korral.
    • Vajaduspõhine erand sõnastatakse enne jäädvustuse tegemist ja see on võimalik, kui kõik osapooled on sellega nõus.

Isikuandmetega seotud õigused

  1. Aliedega koostööd teinud isikul (koolitustel, nõustamisel, konsultatsioonil, psühholoogilisel hindamisel osaleja) on õigus
    • Saada teavet, milliseid temaga seotud isikuandmeid on kogutud ja töödeldud;
    • Parandada või täiendada enda isikuandmeid;
    • Nõuda enda isikuandmete kustutamist (kui see ei ole vastuolus seadustega);
    • Tagasi võtta nõusolek enda isikuandmete kasutamiseks (nt turunduslikel eesmärkidel);
    • Kui käesoleva punkti eelnevad alapunktid ei ole andnud tulemust rikkumise likvideerimiseks, on isikul õigus esitada kaebus vastavalt Eesti õigusruumi võimalustusest tulenevalt.
  2. Kui Aliede on rikkunud privaatsusnõudeid, on igal isikul, kes rikkumisest on teada saanud, õigus koheselt sellest teada anda e-postil See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud., et oleks võimalik kontrollida rikkumise olemasolu ja kinnituse saamisel rikkumine koheselt lõpetada, vastavate paranduste sisseviimisega.